Wissenswertes

Erstellung eines Berichts nach dem Entgelttransparenzgesetz

Diese Seite gibt eine Orientierunghilfe für Unternehmen zu den Eckpunkten der Berichtserstellung nach § 21 Entgelttransparenzgesetz.
10.03.2021

Erstellung des Berichts nach § 21 EntgTranspG

Um diese Fragen geht es bei der Erstellung des Berichts nach § 21 EntgTranspG: 

  • Wer ist berichtspflichtig? 

  • Wo und wann mus berichtet werden? 

  • Über was muss berichtet werden? 

Diese Fragen haben wir im Folgenden für Sie beantwortet. 

Hinweis: Diese Orientierungshilfe soll Unternehmen dabei unterstützen, die Vorgaben des EntgTranspG für sich umzusetzen. Dies stellt keine Kommentierung oder Konkretisierung der gesetzlichen Regelungen sowie keine Rechtsberatung dar. Alle Informationen erfolgen ohne jede Gewähr für Richtigkeit oder Vollständigkeit. Eine juristische Beratung wird hierdurch nicht ersetzt. 


Der Gesetzgeber hat in der Gesetzesbegründung zum Abschnitt 4 des EntgTranspG (Berichtspflichten für Arbeitgeber*innen) als eines der mit der Berichtspflicht verfolgten Ziele angegeben: „Betonung der Bedeutung der Themen Gleichstellung und Entgeltgleichheit für die Unternehmenspolitik, die als Teil einer nachhaltigen und in die Zukunft gerichteten Personalpolitik den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen.“ Es soll ein bewusster Umgang mit Geschlechterunterschieden im Unternehmen im Sinne einer Management-Strategie erreicht werden.

Grundsätzlich gilt: Arbeitgeber*innen mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die zur Erstellung eines Lageberichts nach den §§ 264 und 289 Handelsgesetzbuch verpflichtet sind, müssen einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit erstellen.  

Die nachfolgende Grafik gibt eine Orientierung für die Bewertung der Berichtspflicht: 

Der Bericht ist dem nächsten Lagebericht nach § 289 des Handelsgesetzbuches, der dem jeweiligen Berichtszeitraum folgt, als Anlage beizufügen und im Bundesanzeiger zu veröffentlichen.

Der erste Bericht war nach § 25 EntgTranspG im Jahr 2018 für das Jahr 2016 zu veröffentlichen. 

Zum Berichtszeitpunkt und Berichtszyklus können zwei Fälle unterschieden werden:

Sofern die Berichtspflicht erstmalig in einem beliebigem Jahr nach dem Inkrafttretens des Entgelttransparenzgesetzes entsteht, stellt sich die Frage nach dem Beurteilungszeitpunkt für die erstmalige Erstellung eines Entgeltberichts sowie nach dem Berichtszeitraum für diesen Bericht. Nachfolgend wird dazu die Auslegung entsprechend der Empfehlung des Fachausschusses für Unternehmensberichterstattung (FAB) vorgestellt:

Der Fachausschuss Unternehmensberichterstattung (FAB) ist ein Fachgremium des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW). Das IDW ist ein eingetragener Verein, der die Fachgebiete der Wirtschaftsprüfer sowie die Weiterentwicklung des Berufsbildes fördert und unterstützt.

Das Entgelttransparenzgesetz schreibt den Unternehmen nicht vor, wie sie den Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit gestalten, solange die gesetzlichen Vorgaben nach § 21 Abs. 1 und 2 EntgTranspG enthalten sind.

Im Bericht müssen danach dargestellt sein:

  1. Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern und deren Wirkungen sowie
  2. Maßnahmen zur Herstellung von Entgeltgleichheit für Frauen und Männer.

Arbeitgeber*innen, die keine der oben genannten Maßnahmen durchführen, haben dies in ihrem Bericht zu begründen.

Der Bericht muss zudem noch folgende nach Geschlecht aufgeschlüsselte Angaben enthalten:

  1. die durchschnittliche Gesamtzahl der Beschäftigten sowie
  2. die durchschnittliche Zahl der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten.

Eine möglichst umfassende und ganzheitliche Berichterstattung ist aus mehreren Gründen sinnvoll und dient unter anderem dazu,

  • den wachsenden rechtlichen und gesellschaftlichen Anforderungen an die Berichterstattung nachzukommen;
  • den Anforderungen aller Anspruchsgruppen gerecht zu werden und deren Erwartungshaltung zu berücksichtigen; 
  • dem unterschiedlichen Wissensstand der Anspruchsgruppen zu begegnen und deren Informationsbedarf zu entsprechen;
  • die Auswrikungen der Maßnahmen systematisch und regelmäßig zu überwachen und deren Messung systematisch zu fördern;
  • die Wirksamkeit sämtlicher ergriffener Maßnahmen zu evaluieren und die damit verbundenen Verbesserungmaßnahmen einzuleiten.

Für eine umfassende Berichterstattung, können Prüfschritte als Orientierung.

 

Welche Angaben und Ausführungen zu den ergriffenen Maßnahmen sollte der Bericht enthalten?

Um möglichst im Einklang mit anerkannten Standards und den Best Practices am Markt zu sein, wie  z.B. die Standards der Global Reporting Initiative (GRI) oder die Sustainable Development Goals (SDGs), wird Arbeitgeber*innen empfohlen in ihrem Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit über folgende maßnahmenübergreifende Aspekte zu berichten – soweit für das Unternehmen relevant und sofern für die Maßnahme zutreffend. (Es werden zu jedem maßnahmenübergreifenden Aspekt mögliche Fragen aufgeführt, die Unternehmen beantworten können. Es handelt sich dabei nur um exemplarische Fragestellungen, die Arbeitgeber*innen bei einer möglichst umfangreichen und präzisen Berichterstattung helfen, und sie sollten keinesfalls als eine endgültige Liste interpretiert werden.)

Abdeckung der Maßnahme

  • Wird die Maßnahme in der gesamten Organisation (z.B. gruppenweit) oder nur in bestimmten Niederlassungen oder Abteilungen gewendet?
  • Wendet sich die Maßnahme an alle Mitarbeiter*innen oder nur an bestimmte Mitarbeitergruppen (z.B. Frauen, Männer, Senioren, New Joiners, Führungskräfte, fachliche Mitarbeiter*innen usw.)?

Anwendbarkeit der Maßnahme

  • Ist die Maßnahme vom Eintritt bestimmter Voraussetzungen auf Seiten der Mitarbeitenden abhängig? Wenn ja, welche (z.B. ein Kind im Schulalter, ein Pflegefall in der Familie, ein bestimmtes Alter usw.)?
  • Wie kann die Maßnahme in Anspruch genommen werden, z.B. welche Prozeduren und Abläufe müssen zur Inanspruchnahme berücksichtigt werden?
  • Gibt es für die Maßnahme operative Zuständigkeiten (z.B. Beauftragte, Abteilungen, usw.)?
  • Ist die Führungsebene an der Erstellung und Einführung der Maßnahme beteiligt?

Zeitliche Angaben zur Maßnahme

  • Wann wurde die Maßnahme eingeführt?
  • Ist die Maßnahme zeitlich begrenzt?
  • Ist die Maßnahme nur ab einem bestimmten Zeitpunkt gültig?
  • Greift die Maßnahme nur bei Vorliegen/Eintritt bestimmter Bedingungen (z.B. ein Kind zu erwarten usw.)?
  • Ist die Maßnahme nur einmalig oder mehrmals anwendbar?

Kommunikation der Maßnahme

  • Wie und über welche Kanäle wird die Maßnahme kommuniziert (z.B. Intranet, Mitarbeiterversammlungen usw.)? Wird die Maßnahme nur unternehmensintern oder auch nach außen kommuniziert (z.B. durch die öffentliche Website)?
  • Gibt es unternehmensinterne Dokumente zur Maßnahme (z.B. Intranet-FAQ, Anleitungen, Prozessbeschreibungen, Infobroschüren usw.)?
  • Wie oft werden Mitarbeiter*innen über die Maßnahme aufmerksam gemacht?

Wirksamkeit der Maßnahme

  • Welche konkreten Zielsetzungen werden mit der Maßnahme angestrebt?
  • Wie wird die Erreichung der Zielsetzungen gemessen?
  • Wurden bestimmte Schlüsselindikatoren, sog. Key Performance Indicators (KPIs) identifiziert?
  • Wie oft wird gemessen, ob die Maßnahme die gewünschte Wirksamkeit gehabt hat?
  • Gibt es bestimmte Systeme oder Methoden zur Überwachung und Messung der Auswirkungen?
  • Welche messbaren Auswirkungen hat die Maßnahme bereits gehabt?
  • Wird die Maßnahme je nach Auswirkungsgrad oder Mitarbeiterfeedback angepasst?
  • Gibt es bei der Inanspruchnahme der Maßnahme Unterschiede zwischen verschiedenen Mitarbeitergruppen (z.B. Frauen / Männer, Führungskräfte / fachliche Mitarbeiter*innen)?

Welche Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern und deren Wirkungen dargestellt werden können?

Folgende Aufstellung stellt mögliche Maßnahmen dar, die Unternehmen zur Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern ergreifen können. Die enthaltenen Ideen dienen nur als Orientierungshilfe für Arbeitgeber*innen und sind keinesfalls als endgültige Liste zu ergreifender Maßnahmen zu interpretieren. Die aufgeführten Ideen können fallspezifisch Anwendung finden und sind daher gegebenfalls nur für einige Unternehmen relevant.

Welche Maßnahmen zur Herstellung von Entgeltgleichheit für Frauen und Männer dargestellt werden können?

Folgende Aufstellung stellt mögliche Maßnahmen dar, die Unternehmen zur Herstellung von Entgeltgleichheit für Frauen und Männern ergreifen können. Die enthaltenen Ideen dienen nur als Orientierungshilfe für Arbeitgeber*innen und sind keinesfalls als endgültige Liste zu ergreifender Maßnahmen zu interpretieren. Die aufgeführten Ideen sind daher fallspezifisch anzuwenden und nur soweit für das Unternehmen relevant.

Welche zusätzlichen statistischen Angaben (soweit datenschutzrechtlich möglich) müssen enthalten sein?

Zusätzlich müssen im Bericht zwingend folgende nach Geschlecht aufgeschlüsselte Angaben für das jeweils letzte Kalenderjahr des Berichtszeitraums aufgenommen werden: